Alfresco

può essere introdotto in modo completamente trasparente per l’utente finale che potrà continuare a lavorare come se disponesse ancora di un disco di rete condiviso, nel contempo nuove funzionalità saranno a sua disposizione come:

• ricerche semplici, avanzate e full-text
• gestione dei metadati
• gestione delle versioni e dello storico delle modifiche
• politiche di sicurezza per limitare l’accesso e/o le modalità di utilizzo del documento
• meccanismi di workflow
• sistema di regole per l’automatizzazione dei processi
• sistema di commenti e discussioni sui documenti

Il risultato nell’utilizzo di Alfresco è un grosso risparmio di tempo e di denaro, documenti difficilmente reperibili possono essere ora trovati con una semplice ricerca full-text, documenti riservati possono essere ora protetti con un semplice click e così via.

L’architettura di Alfresco è aperta ed altamente espandibile.
(immagine tratta da www.alfresco.com)

Alfresco è un software altamente modulare ed espandibile. L’utilizzo di un framework come Spring consente di estendere, modificare e sostituire le funzionalità standard di Alfresco con delle funzionalità custom che rispondano alle esigenze più diverse. La realizzazione avviene attraverso lo sviluppo di moduli AMP (Alfresco Module Package) facilmente installabili e manutenibili.

Inoltre, mediante l’utilizzo e lo sviluppo di webservice e webscript, è possibile interagire con il repository di Alfresco per gestire i documenti mediante applicativi di terze parti. Un esempio è l’integrazione realizzata per permettere l’interazione fra il cms TYPO3 ed il repository di Alfresco.

Lo sviluppo di componenti aggiuntivi per Alfresco si basa sulle seguenti tecnologie:

• JEE
• XML
• FreeMarker Templates
• Javascript for webscripts
• Webservice

Lo sviluppo viene fatto senza modificare il core di Alfresco, garantendo quindi la possibilità di eseguire aggiornamenti costanti del software.

Workflow significa “controllo di flusso“, un workflow è la catena di azioni che avvengono su qualcosa per raggiungere uno scopo. Un esempio potrebbe essere: “prima di pubblicare un contenuto, questo deve essere approvato dal responsabile e eventualmente tradotto da un traduttore”. Usando un linguaggio un po’ aziendale, ma trasponibile in altri contesti, un workflow esprime delle “business rules“, che possono già esistere nella pratica o che si vogliono promuovere. Ogni settore di attività, o ogni specifica organizzazione, ha delle regole riguardo a come si dovrebbero svolgere i processi di lavoro al suo interno.

WORKFLOW
Un workflow “document oriented” definisce, per i contenuti ad esso associati:

• gli stati in cui un contenuto può trovarsi; per esempio: draft, in revisione, pubblicato
• le “transizioni” possibili tra coppie di stati
• quali permessi e/o ruoli deve possedere un utente per effettuare la transizione.

Alfresco utilizza gli spazi per organizzare lo storage di documenti/contenuti. In Alfresco è possibile creare workflow in base ai propri processi di business. Esiste una vasta lista di regole che si possono invocare, compresa una estrazione automatica di documenti da Microsoft Office e cambiare il livello di sicurezza dei documenti. Alfresco supporta anche workflow ricchi di funzionalità e task-oriented, che si chiamano advanced workflow, che si possono disegnare usando i plugin jBPM per Eclipse.

Esistono quindi categorie di work flow: semplice, basati sulla movimentazione di docuementi su space diversi, ed avanzato, per cicli di approvazione o per l’assegnazione di task “ad hoc”. Questi workflow possono essere avviati a partire dalle action associate a un documento.

La caratteristica principale del work flow di Alfresco è la grande flessibilità ed adattabilità alle procedure operative, permettendo all’utente di non cambiare i processi che è abituato a svolgere per adattarsi alla struttura rigida del software; al contrario, Alfresco veste l’organizzazione come un abito di sartoria.

Alfresco è l’alternativa open source al sistema di gestione documentale. Wideside lo sceglie come essenziale strumento per gestire, manipolare, conservare il knowledge aziendale. Il termine “aziendale” si riferisce in generale ad un insieme organizzato di persone, strumenti e tecnologie che lavorano per un obiettivo comune: una impresa di piccole, medie e grandi dimensioni, una pubblica amministrazione, una associazione, una università o un istituto scolastico. Alfresco non è un semplice file system evoluto, ma offre un’ampia gamma di funzionalità per la gestione documentale, la gestione dei contenuti web e la collaborazione.

Alfresco nasce nel 2005 ed suoi investitori principali includono Accel Partners, Mayfield Fund, SAP Ventures. Alfresco è il risultato dell’utilizzo dei più recenti componenti dell’infrastruttura open source, quali: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces e si basa sulla programmazione orientata agli aspetti.

La tecnologia stato dell’arte integrata in Alfresco consente di offrire un sistema supportato che risulta:

• 5 volte più rapido dei tradizionali sistemi “chiusi”
• 10 volte più conveniente dei tradizionali sistemi “chiusi”

Alfresco unisce alla innovatività ed alla economicità degli strumenti Open Source, la solidità ed il supporto garantito da una squadra composta da membri di punta di Documentum® e Interwoven® con 15 anni di esperienza nella gestione dei contenuti aziendali(ECM, Enterprise Content Management), incluso il co-fondatore di Documentum.